Angaben zum Nutzer:
Ich bin seit knapp 2 Jahren Mitarbeiter des Ingenieurbüros für Technische Ausrüstung und Energietechnik Dipl.-Ing. Gerhard Duschl aus Rosenheim und München.
Mein Arbeitsgebiet umfaßt im Schwerpunkt die Akquisition, d.h. die Werbung von Neukunden. Weiterhin bin ich für mehrere Projekte als Controller für Kosten und Termine verantwortlich.

Das Büro besteht seit 1971 und beschäftigt derzeit 50 Mitarbeiter. 
Unsere Tätigkeit umfaßt im wesentlichen Planungen für folgende Bereiche: 
*Allgemeine Elektrotechnik: 
*Fernmeldetechnik: 
*Sicherheitstechnik: 
*Förderanlagen: 
*Prozeßtechnik: 
*Versorgungstechnik:
* Beratungen und Begutachtungen: 
Die Aufstellung gibt einen Auszug unserer Leistungsbereiche wieder, sollten Sie ein besonderes Thema aus einem angrenzenden Gewerk nicht finden, sprechen Sie uns bitte an. 
Die gewerkübergreifende Planung hat sich sehr bewährt, da durch Synergieeffekte im Bereich Anlagentechnik sowie Reduzierung der Schnittstellen optimierte Planungen und kürzere Planungs- und Bauzeiten erzielt werden können. Ferner lassen sich u.a. durch ganzheitliche Betrachtung der Energiebereitstellung ökonomische und umweltentlastende Lösungen finden (rationelle Energieerzeugung, Verbundkonzepte).
Die moderne technische Ausstattung unseres Büros ermöglicht den Datenaustausch über genormte Schnittstellen für CAD (DXF, IGES), Leistungsverzeichnisse und Preisspiegel (GAEB, DATANORM), des weiteren sind überwiegend Windows-Programme wie Excel, AmiPro und Projekt-Manager bei uns im Einsatz, inklusive der Möglichkeit zur Video-Konferenz.

Die vorstehende Kurzbeschreibung gibt nicht nur das enorme Potential des Ingenieurbüros wieder, sondern zugleich auch die Problematik für einen neuen Mitarbeiter, die Ressourcen sinnvoll und kostenoptimiert einzusetzen.

Um so mehr war ich positiv überrascht, als ich bei Beginn meiner Tätigkeit ein büroübergreifendes Werkzeug vorfand, das es mir erleichterte mir einen Überblick zu verschaffen.
Nach einer erstaunlich kurzen Einweisung konnte ich das Büroverwaltungsprogramm OMEN sinnvoll nutzen.
Sicherlich nutze ich OMEN anders als andere Mitarbeiter des Büros, denn mein Schwerpunkt liegt in der Akquisition, und nicht in der Projektbearbeitung. 

Üblicherweise nutzt man ein neues Programm, indem man es erlernt und dann seine Arbeitsweise in Bezug auf die Möglichkeiten des Programms hin optimiert. 
Bei OMEN ist es anders!!

OMEN kann man so nutzen, wie man bisher gewohnt war zu arbeiten.

Was bedeutet dies in der Akquisition?
Zur Bewältigung meiner Aufgabe benötige ich folgende Informationen:

*Adressen über bestehende Kontakte
*Adressen neuer Kontakte
*Informationen über ältere Projekte
*Informationen über laufende Projekte
*Erinnerungen an wichtige Vorgänge
*Fortschreibung von Informationen, die zu Projekten führen können
*Hilfen bei standardmäßigen Büroaufgaben.
*Einfache und übergreifende Änderungsmöglichkeiten
*Sortier- und Filtermöglichkeiten

All dies finde ich in OMEN.

Hatte ich einen neuen Kontakt, mußte ich wissen, war IBD bereits bekannt, wenn ja durch wen?
Eine einfache Abfrage der Adressenbank bot mir diese Möglichkeit. Die Vielzahl der zur Verfügung stehenden Informationen kann durch den Anwender selbst über eine Filter-, Sortier- und Darstellungsmas- ke strukturiert abgerufen werden. Die Wiederholbarkeit der Einstellungen und die Speicherbar- keit der Darstellung der einzelnen Fenster vereinfacht die Übersicht.

Neue Adressen werden direkt in die Datenbank integriert und stehen damit jedem Nutzer zeitgleich zur Verfügung.
Änderungen der Anschrift, der Telefonnummern oder auch von Bankverbindungen und e-mail-Adressen können durch jeden berechtigten Nutzer für alle geändert werden.
Über die Adresse sind eventuell vorhandene Projekt, Akquisitionen und/oder Aufgaben und Aktennotizen verknüpft. Querverweise werden dadurch leicht erkennbar.

Neue Akquisitionsprojekte werden von mir dann, nach einer Abfrage auf Altkontakte, im System eingetragen. Die sechsstellige Nummernvergabe incl. einer dreistelligen Unternummer ermöglicht eine strukturierte Organisation aller Akquisitionsprojekte.
Über Zugriffsberechtigungen könne alle in der Akquisition beschäftigten Mitarbeiter den Stand der AQ-Projekte abfragen, verfolgen und/oder ergänzen.

Nur ein Projekt definieren ist aber nicht alles. Zu einem Kontakt gehört üblicherweise ein Schriftverkehr, eine Zeichnung, eine Tabelle und/oder ein Angebot.
Im Omen werden zu dem AQ-Projekt Querverweise zu Adressen (mit Telefonnummern), Speicherbereichen im Serversystem und vieles mehr vom Programm organsiert. So kann man direkt aus dem AQ-Verzeichnis per Mausklick das letzte Fax, die Letzte Kalkulation oder auch die neueste Zeichnung aufrufen. OMEN "weiß" wo die Sachen abliegen.

Der Chef oder der Vorgesetzte will wissen wie es mit zukünftigen Aufträgen aussieht, welche Beträge erreichbar sind, wie es in den nächsten Jahren aussieht.
All diese Informationen sind in OMEN vorhanden. Über Abfragemasken, selbst erstellt und gepflegt, sind die verschiedenen Berichte leicht erstellbar.

Besonders wichtig für mich in der Akquisition sind die zeitnahen Verfolgungen der unterschiedlichen AQ-Projekte. Bei dem Einen möchte ich alle zwei Monate hinterher telefonieren. Der Andere will höchstens einmal im Jahr angesprochen werden. Bei dem Projekt benötige ich eine Zuarbeit eines Kollegen. Dort soll ein Mitarbeiter eine Aufgabe während meiner Abwesenheit durchführen. Neue Projekte müssen während eines Urlaubes integriert werden usw. usw.
Aufgaben oder Doit's (TuEs) helfen einem dabei. Man kann sich oder anderen Aufgabe stellen. Diese Aufgaben werden terminiert, mit Zusatzangaben wie Adressen, Dateien und Aktennotizen vervollständigt vom System verwaltet. Ich kann Zwischenerkenntnisse festhalten, kann Aufgaben neu terminieren, sie umleiten und natürlich auch erledigen. 

Immer wieder ein Problem für Mitarbeiter im Außendienst ist die Informationspflicht der Innendienstmitarbeiter oder der Chefs.
OMEN schafft Verbindungen die es ermöglichen die erledigten Aufgaben, die offenen Aufgaben und alle Aufgaben eines Projektes anzuzeigen, zu drucken und/oder zu bearbeiten. Zusätzlich bieten die strukturierten Aktennotiz durch ihre externen und internen Verteiler eine optimale Informationsmöglichkeit an alle am Projekt beteiligten.

Die großen Vorteile die sich für meine Arbeit durch die konsequente Anwendung ergeben haben, sind vorstehend nur auszugsweise dargestellt. Denn viele Vereinfachungen der täglichen Arbeit ergeben sich durch das Detail. So wird jeder Mitarbeiter unseres Büros sicherlich einen anderen Aspekt von OMEN hervorstellen.

Das Sekretariat wird die durch Standardsätze vereinfachten Kurzbriefe der Organisation von Plänen eines Projektes vorziehen. Die kaufmännische Abteilung wird die einfache Berichtsform loben, der Außendienstmitarbeiter die Einfachheit der Telefonkontakte aus jedem Fenster heraus empfehlen.

Mir haben die Export- und Importfunktionen besonders imponiert, da ich bei Beginn meiner Tätigkeit für IBD einen Abgleich meiner persönlichen Verbindungen mit denen von IBD auf einfachste Weise durchführen konnte.
Mit der Submenüfunktion über die rechte Maustaste lassen sich im direkten Zugriff Funktionen wie telefonieren, kopieren, drucken, ändern, bearbeiten, einfügen und löschen durchführen. Aus nahezu jedem Programm und in nahezu jedes Programm lassen sich Informationen für und von OMEN nutzen.

Sicherlich gibt es immer Verbesserungen und doch hätte ich für die Entwickler von OMEN kaum Verbesserungsvorschläge. Lediglich ein transportables OMEN mit einer reduzierten, auf mich abgestimmten selbst definierbaren Datenbankmenge mit automatischem Abgleich der Stammdatenbank wäre eine sinnvolle Ergänzung eines sonst relativ vollständigen Programms, welches ein Werkzeug ist, von dem man sich nur schwer wieder trennen kann, wenn man es einmal schätzen gelernt hat.

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