10.97Ein
Erfahrungsbericht über das von Herrn Schokolinski im Büro eingesetzte
Verwaltungs- und Organisationsprogramm.
Angaben
zum Nutzer:
Ich
bin seit knapp 2 Jahren Mitarbeiter des Ingenieurbüros für Technische
Ausrüstung und Energietechnik Dipl.-Ing. Gerhard Duschl aus Rosenheim
und München.
Mein
Arbeitsgebiet umfaßt im Schwerpunkt die Akquisition, d.h. die Werbung
von Neukunden. Weiterhin bin ich für mehrere Projekte als Controller
für Kosten und Termine verantwortlich.
Das Büro
besteht seit 1971 und beschäftigt derzeit 50 Mitarbeiter.
Unsere
Tätigkeit umfaßt im wesentlichen Planungen für folgende
Bereiche:
*Allgemeine
Elektrotechnik:
*Fernmeldetechnik:
*Sicherheitstechnik:
*Förderanlagen:
*Prozeßtechnik:
*Versorgungstechnik:
*
Beratungen und Begutachtungen:
Die
Aufstellung gibt einen Auszug unserer Leistungsbereiche wieder, sollten
Sie ein besonderes Thema aus einem angrenzenden Gewerk nicht finden, sprechen
Sie uns bitte an.
Die
gewerkübergreifende Planung hat sich sehr bewährt, da durch Synergieeffekte
im Bereich Anlagentechnik sowie Reduzierung der Schnittstellen optimierte
Planungen und kürzere Planungs- und Bauzeiten erzielt werden können.
Ferner lassen sich u.a. durch ganzheitliche Betrachtung der Energiebereitstellung
ökonomische und umweltentlastende Lösungen finden (rationelle
Energieerzeugung, Verbundkonzepte).
Die
moderne technische Ausstattung unseres Büros ermöglicht den Datenaustausch
über genormte Schnittstellen für CAD (DXF, IGES), Leistungsverzeichnisse
und Preisspiegel (GAEB, DATANORM), des weiteren sind überwiegend Windows-Programme
wie Excel, AmiPro und Projekt-Manager bei uns im Einsatz, inklusive der
Möglichkeit zur Video-Konferenz.
Die vorstehende
Kurzbeschreibung gibt nicht nur das enorme Potential des Ingenieurbüros
wieder, sondern zugleich auch die Problematik für einen neuen Mitarbeiter,
die Ressourcen sinnvoll und kostenoptimiert einzusetzen.
Um so
mehr war ich positiv überrascht, als ich bei Beginn meiner Tätigkeit
ein büroübergreifendes Werkzeug vorfand, das es mir erleichterte
mir einen Überblick zu verschaffen.
Nach
einer erstaunlich kurzen Einweisung konnte ich das Büroverwaltungsprogramm
OMEN sinnvoll nutzen.
Sicherlich
nutze ich OMEN anders als andere Mitarbeiter des Büros, denn mein
Schwerpunkt liegt in der Akquisition, und nicht in der Projektbearbeitung.
Üblicherweise
nutzt man ein neues Programm, indem man es erlernt und dann seine Arbeitsweise
in Bezug auf die Möglichkeiten des Programms hin optimiert.
Bei
OMEN ist es anders!!
OMEN
kann man so nutzen, wie man bisher gewohnt war zu arbeiten.
Was bedeutet
dies in der Akquisition?
Zur
Bewältigung meiner Aufgabe benötige ich folgende Informationen:
*Adressen
über bestehende Kontakte
*Adressen
neuer Kontakte
*Informationen
über ältere Projekte
*Informationen
über laufende Projekte
*Erinnerungen
an wichtige Vorgänge
*Fortschreibung
von Informationen, die zu Projekten führen können
*Hilfen
bei standardmäßigen Büroaufgaben.
*Einfache
und übergreifende Änderungsmöglichkeiten
*Sortier-
und Filtermöglichkeiten
All dies
finde ich in OMEN.
Hatte
ich einen neuen Kontakt, mußte ich wissen, war IBD bereits bekannt,
wenn ja durch wen?
Eine
einfache Abfrage der Adressenbank bot mir diese Möglichkeit. Die Vielzahl
der zur Verfügung stehenden Informationen kann durch den Anwender
selbst über eine Filter-, Sortier- und Darstellungsmas- ke strukturiert
abgerufen werden. Die Wiederholbarkeit der Einstellungen und die Speicherbar-
keit der Darstellung der einzelnen Fenster vereinfacht die Übersicht.
Neue
Adressen werden direkt in die Datenbank integriert und stehen damit jedem
Nutzer zeitgleich zur Verfügung.
Änderungen
der Anschrift, der Telefonnummern oder auch von Bankverbindungen und e-mail-Adressen
können durch jeden berechtigten Nutzer für alle geändert
werden.
Über
die Adresse sind eventuell vorhandene Projekt, Akquisitionen und/oder Aufgaben
und Aktennotizen verknüpft. Querverweise werden dadurch leicht erkennbar.
Neue
Akquisitionsprojekte werden von mir dann, nach einer Abfrage auf Altkontakte,
im System eingetragen. Die sechsstellige Nummernvergabe incl. einer dreistelligen
Unternummer ermöglicht eine strukturierte Organisation aller Akquisitionsprojekte.
Über
Zugriffsberechtigungen könne alle in der Akquisition beschäftigten
Mitarbeiter den Stand der AQ-Projekte abfragen, verfolgen und/oder ergänzen.
Nur ein
Projekt definieren ist aber nicht alles. Zu einem Kontakt gehört üblicherweise
ein Schriftverkehr, eine Zeichnung, eine Tabelle und/oder ein Angebot.
Im
Omen werden zu dem AQ-Projekt Querverweise zu Adressen (mit Telefonnummern),
Speicherbereichen im Serversystem und vieles mehr vom Programm organsiert.
So kann man direkt aus dem AQ-Verzeichnis per Mausklick das letzte Fax,
die Letzte Kalkulation oder auch die neueste Zeichnung aufrufen. OMEN "weiß"
wo die Sachen abliegen.
Der Chef
oder der Vorgesetzte will wissen wie es mit zukünftigen Aufträgen
aussieht, welche Beträge erreichbar sind, wie es in den nächsten
Jahren aussieht.
All
diese Informationen sind in OMEN vorhanden. Über Abfragemasken, selbst
erstellt und gepflegt, sind die verschiedenen Berichte leicht erstellbar.
Besonders
wichtig für mich in der Akquisition sind die zeitnahen Verfolgungen
der unterschiedlichen AQ-Projekte. Bei dem Einen möchte ich alle zwei
Monate hinterher telefonieren. Der Andere will höchstens einmal im
Jahr angesprochen werden. Bei dem Projekt benötige ich eine Zuarbeit
eines Kollegen. Dort soll ein Mitarbeiter eine Aufgabe während meiner
Abwesenheit durchführen. Neue Projekte müssen während eines
Urlaubes integriert werden usw. usw.
Aufgaben
oder Doit's (TuEs) helfen einem dabei. Man kann sich oder anderen Aufgabe
stellen. Diese Aufgaben werden terminiert, mit Zusatzangaben wie Adressen,
Dateien und Aktennotizen vervollständigt vom System verwaltet. Ich
kann Zwischenerkenntnisse festhalten, kann Aufgaben neu terminieren, sie
umleiten und natürlich auch erledigen.
Immer
wieder ein Problem für Mitarbeiter im Außendienst ist die Informationspflicht
der Innendienstmitarbeiter oder der Chefs.
OMEN
schafft Verbindungen die es ermöglichen die erledigten Aufgaben, die
offenen Aufgaben und alle Aufgaben eines Projektes anzuzeigen, zu drucken
und/oder zu bearbeiten. Zusätzlich bieten die strukturierten Aktennotiz
durch ihre externen und internen Verteiler eine optimale Informationsmöglichkeit
an alle am Projekt beteiligten.
Die großen
Vorteile die sich für meine Arbeit durch die konsequente Anwendung
ergeben haben, sind vorstehend nur auszugsweise dargestellt. Denn viele
Vereinfachungen der täglichen Arbeit ergeben sich durch das Detail.
So wird jeder Mitarbeiter unseres Büros sicherlich einen anderen Aspekt
von OMEN hervorstellen.
Das Sekretariat
wird die durch Standardsätze vereinfachten Kurzbriefe der Organisation
von Plänen eines Projektes vorziehen. Die kaufmännische Abteilung
wird die einfache Berichtsform loben, der Außendienstmitarbeiter
die Einfachheit der Telefonkontakte aus jedem Fenster heraus empfehlen.
Mir haben
die Export- und Importfunktionen besonders imponiert, da ich bei Beginn
meiner Tätigkeit für IBD einen Abgleich meiner persönlichen
Verbindungen mit denen von IBD auf einfachste Weise durchführen konnte.
Mit
der Submenüfunktion über die rechte Maustaste lassen sich im
direkten Zugriff Funktionen wie telefonieren, kopieren, drucken, ändern,
bearbeiten, einfügen und löschen durchführen. Aus nahezu
jedem Programm und in nahezu jedes Programm lassen sich Informationen für
und von OMEN nutzen.
Sicherlich
gibt es immer Verbesserungen und doch hätte ich für die Entwickler
von OMEN kaum Verbesserungsvorschläge. Lediglich ein transportables
OMEN mit einer reduzierten, auf mich abgestimmten selbst definierbaren
Datenbankmenge mit automatischem Abgleich der Stammdatenbank wäre
eine sinnvolle Ergänzung eines sonst relativ vollständigen Programms,
welches ein Werkzeug ist, von dem man sich nur schwer wieder trennen kann,
wenn man es einmal schätzen gelernt hat.
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OMEN Anwender
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