Es gehört u. a. zu meinen Aufgaben, Änderungen in QM-Handbuch-Kapitel, Verfahrensanweisungen usw. einzuarbeiten und zu verteilen und die Mitarbeiter von den neuen Revisionsständen in Kenntnis zu setzen. 

Jeder QM-Beauftragte kennt das Problem: In den QM-Handbüchern befinden sich veraltete und damit ungültige Dokumente, die Mitarbeiter bestreiten von einer Änderung jemals gehört zu haben bzw. man läuft einigen Mitarbeitern tagelang hinterher, um die Unterschrift bzgl. des Erhalts des neuen Revisionsstands zu erhalten. Dies alles verursacht nicht nur Ärger, sondern auch enorme Kosten. 

Durch das Tool QM ist es nicht mehr nötig das QM-Handbuch in Papierform in der Firma zu verteilen, sondern jeder Mitarbeiter kann ständig auf die aktuelle Version im PC zurückgreifen. Durch die Verteilung von Rechten ist natürlich sichergestellt, daß nur dazu befugte Personen Änderungen vornehmen können. Selbstverständlich kann sich jeder die Verfahrensanweisungen, Checklisten oder sonstigen Dokumente, die er benötigt, auch ausdrucken. 

Dank OMEN kann man über das firmeninterne Netzwerk sog. Änderungsmitteilungen an jeden Mitarbeiter verschicken. Sofort nach Öffnen des Programms OMEN wird der Mitarbeiter dann darauf aufmerksam gemacht, daß geänderte QM-Dokumente vorliegen und gefragt, ob er die Neuerungen sofort lesen möchte. Falls nein, wird ihm diese Frage bei jedem Öffnen des Programms OMEN gestellt, bis er, natürlich nach dem Durchlesen der neuen Dokumente, per Mausklick bestätigt, daß er die Änderung bzgl. Qualitätsmanagement gelesen und verstanden hat. Damit wird er aus einer Liste ausgetragen, aus der ersichtlich ist, wer die Änderungen noch nicht gelesen hat. 

Durch Einteilung der Mitarbeiter der verschiedenen Gruppen in z.B. Empfang / Geschäftsleitung / Planung / Beschaffung etc. kann man auch nur an diejenigen Personen, die konkret von der Revision betroffen sind, eine Änderungsmitteilung versenden. Nur ein Mausklick, und die entsprechende Gruppe ist ausgewählt. Somit wird sichergestellt, daß z.B. Mitarbeiter, die im Lager arbeiten nicht Verfahrensanweisungen, die die Vertragsprüfung regeln, lesen müssen. 

Durch einen Doppelklick auf die Überschrift der Spalte in einer Tabelle, in der alle QM-Dokumente aufgeführt sind, kann der Mitarbeiter z.B. den Suchbegriff "Angebot" eingeben und alle Dokumente, in deren Bezeichnung das Wort "Angebot" vorkommt, werden aufgelistet.

Z.B. 
Verfahrensanweisung X: "Erstellung von Angeboten"
Formbrief Y: "Versand Angebot nach Stunden"
Checkliste Z: "Wichtige Punkte bei Angebotserstellung"

Auch hat man die Möglichkeit, sich entweder nur alle Formbriefe, alle Checklisten oder alle QM-Handbuchkapitel usw. anzeigen zu lassen, um sich nicht durch alle Dokumente quälen zu müssen.

Alles in allem kann ich die Bereitstellung des QM-Handbuchs auf dem firmeninternen Netz in Verbindung mit dem Tool QM im Programm OMEN nur empfehlen. Mein zeitlicher Aufwand für Qualitätsmanagement hat sich um ca. 30 % minimiert und auch die Mitarbeiter arbeiten lieber mit dem PC als mit einem QM-Handbuch, dessen Aktualität nie wirklich sichergestellt ist.

Ein großes Dankeschön an den Entwickler von OMEN!!!

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