Anwender
Bericht
OMEN
RÜNAGEL |
12.97
Anwenderbericht
OMEN Modul QM / Informationsmanager
Das Programm OMEN (Office
Management Exaltation Nostrum) ist generell eine große Arbeitshilfe,
denke man nur an die Versendung von Doits (=Aufgaben), die Erstellung von
Serienbriefen und Aktennotizen, der Zugriff auf Projekt- und Adressenliste
und das Telefonieren daraus usw. Jedoch hat OMEN, speziell das Tool QM,
für mich als Assistentin des QM-Beauftragten einen besonders großen
Stellenwert.
Es gehört u. a. zu meinen
Aufgaben, Änderungen in QM-Handbuch-Kapitel, Verfahrensanweisungen
usw. einzuarbeiten und zu verteilen und die Mitarbeiter von den neuen Revisionsständen
in Kenntnis zu setzen.
Jeder QM-Beauftragte kennt
das Problem: In den QM-Handbüchern befinden sich veraltete und damit
ungültige Dokumente, die Mitarbeiter bestreiten von einer Änderung
jemals gehört zu haben bzw. man läuft einigen Mitarbeitern tagelang
hinterher, um die Unterschrift bzgl. des Erhalts des neuen Revisionsstands
zu erhalten. Dies alles verursacht nicht nur Ärger, sondern auch enorme
Kosten.
Durch das Tool QM ist es nicht
mehr nötig das QM-Handbuch in Papierform in der Firma zu verteilen,
sondern jeder Mitarbeiter kann ständig auf die aktuelle Version im
PC zurückgreifen. Durch die Verteilung von Rechten ist natürlich
sichergestellt, daß nur dazu befugte Personen Änderungen vornehmen
können. Selbstverständlich kann sich jeder die Verfahrensanweisungen,
Checklisten oder sonstigen Dokumente, die er benötigt, auch ausdrucken.
Dank OMEN kann man über
das firmeninterne Netzwerk sog. Änderungsmitteilungen an jeden Mitarbeiter
verschicken. Sofort nach Öffnen des Programms OMEN wird der Mitarbeiter
dann darauf aufmerksam gemacht, daß geänderte QM-Dokumente vorliegen
und gefragt, ob er die Neuerungen sofort lesen möchte. Falls nein,
wird ihm diese Frage bei jedem Öffnen des Programms OMEN gestellt,
bis er, natürlich nach dem Durchlesen der neuen Dokumente, per Mausklick
bestätigt, daß er die Änderung bzgl. Qualitätsmanagement
gelesen und verstanden hat. Damit wird er aus einer Liste ausgetragen,
aus der ersichtlich ist, wer die Änderungen noch nicht gelesen hat.
Durch Einteilung der Mitarbeiter
der verschiedenen Gruppen in z.B. Empfang / Geschäftsleitung / Planung
/ Beschaffung etc. kann man auch nur an diejenigen Personen, die konkret
von der Revision betroffen sind, eine Änderungsmitteilung versenden.
Nur ein Mausklick, und die entsprechende Gruppe ist ausgewählt. Somit
wird sichergestellt, daß z.B. Mitarbeiter, die im Lager arbeiten
nicht Verfahrensanweisungen, die die Vertragsprüfung regeln, lesen
müssen.
Durch einen Doppelklick auf
die Überschrift der Spalte in einer Tabelle, in der alle QM-Dokumente
aufgeführt sind, kann der Mitarbeiter z.B. den Suchbegriff "Angebot"
eingeben und alle Dokumente, in deren Bezeichnung das Wort "Angebot" vorkommt,
werden aufgelistet.
Z.B.
Verfahrensanweisung X: "Erstellung
von Angeboten"
Formbrief Y: "Versand Angebot
nach Stunden"
Checkliste Z: "Wichtige Punkte
bei Angebotserstellung"
Auch hat man die Möglichkeit,
sich entweder nur alle Formbriefe, alle Checklisten oder alle QM-Handbuchkapitel
usw. anzeigen zu lassen, um sich nicht durch alle Dokumente quälen
zu müssen.
Alles in allem kann ich die
Bereitstellung des QM-Handbuchs auf dem firmeninternen Netz in Verbindung
mit dem Tool QM im Programm OMEN nur empfehlen. Mein zeitlicher Aufwand
für Qualitätsmanagement hat sich um ca. 30 % minimiert und auch
die Mitarbeiter arbeiten lieber mit dem PC als mit einem QM-Handbuch, dessen
Aktualität nie wirklich sichergestellt ist.
Ein großes Dankeschön
an den Entwickler von OMEN!!!
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